You’re on the right track!
Fill in the form to access the demo version
By pressing the button, you consent to the processing of your personal data.
Удаленный онбординг или как помочь новичкам быстрее стать частью команды.
В 2020-2021 годах 90% клиентов HRBOX перешли на удаленный или гибридный формат работы. Рассказываем, как перевести одну из ключевых функций HR — онбординг — в цифру.
Уже несколько лет назад компании начали внедрять чат-боты. Они отвечали на популярные вопросы новичков, запрашивали обратную связь на разных этапах процесса адаптации, в нужный момент присылали важные для ознакомления документы. Это разгрузило HR-службу, сняв с нее необходимость постоянно отвечать на одни и те же вопросы, совершать одни и те же рутинные действия. Заодно необходимость настраивать чат-бот привела к систематизации самого процесса - это само по себе было важным этапом. То, что раньше делалось по регламентированному пути, теперь стало стройной системой с понятными шагами.
С тех пор возможности дистанционного онбординга значительно расширились. Например, появилась возможность создавать онлайн-треки адаптации. То есть теперь можно определить более мелкие целевые аудитории, собрать и сгруппировать разные виды материалов (велком-видео, презентации по продуктам, книга новичка) под каждую из них, и наложить их на нужную вам шкалу времени. Кроме того, в HRBOX, например, можно настроить автоматическое назначение нужного трека адаптации нужному человеку в его первый рабочий день.
С тех пор возможности дистанционного онбординга значительно расширились. Например, появилась возможность создавать онлайн-треки адаптации. То есть теперь можно определить более мелкие целевые аудитории, собрать и сгруппировать разные виды материалов (велком-видео, презентации по продуктам, книга новичка) под каждую из них, и наложить их на нужную вам шкалу времени. Кроме того, в HRBOX, например, можно настроить автоматическое назначение нужного трека адаптации нужному человеку в его первый рабочий день.
Сейчас компании активно внедряют игровые механики: онлайн-симуляторы, квесты, квизы. Некоторые идут дальше. Например, Сбербанк разработал VR-обучение, которое помогает менеджерам на несколько минут через VR-симуляцию “стать” пожилым человеком, и на себе прочувствовать, что значит решить простую задачу в банке, когда у тебя проблемы со зрением, одышка и другие особенности состояния, связанные с возрастом.
Бонусы автоматизации онбординга очевидны.
Во-первых, перед внедрением новой системы вы проанализируете текущие процессы, проведете ревизию документов и обновите материалы — в общем, сделаете все то, до чего давно не доходили руки.
Во-вторых, вы исключите человеческий фактор: ситуации, когда кто-то забыл что-то прислать или рассказать новичку, уйдут в прошлое. К тому же, вы сможете ускорить сам процесс адаптации за счет исключения разных форс-мажоров в работе людей, которые отвечают за онбординг.
И в-третьих, вы оцифруете результаты процесса адаптации. Главное — заранее продумать нужные для бизнеса метрики. Подскажем несколько первоочередных, которые точно стоит собирать сразу: процент людей, прошедших испытательный срок, текучесть на испытательном сроке, стоимость адаптации на одного сотрудника, скорость выхода на плановую эффективность.
Во-первых, перед внедрением новой системы вы проанализируете текущие процессы, проведете ревизию документов и обновите материалы — в общем, сделаете все то, до чего давно не доходили руки.
Во-вторых, вы исключите человеческий фактор: ситуации, когда кто-то забыл что-то прислать или рассказать новичку, уйдут в прошлое. К тому же, вы сможете ускорить сам процесс адаптации за счет исключения разных форс-мажоров в работе людей, которые отвечают за онбординг.
И в-третьих, вы оцифруете результаты процесса адаптации. Главное — заранее продумать нужные для бизнеса метрики. Подскажем несколько первоочередных, которые точно стоит собирать сразу: процент людей, прошедших испытательный срок, текучесть на испытательном сроке, стоимость адаптации на одного сотрудника, скорость выхода на плановую эффективность.
Кстати, кроме адаптации можно автоматизировать и пребординг — стадию между принятием оффера вашим кандидатом и его выходом на работу.
Представьте, вы одной кнопкой запускаете процесс, и все заинтересованные службы получают информацию о новом человеке и дате его выхода. Теперь они смогут подготовить все необходимое к обозначенному дню. Кстати, часто именно эта часть процесса онбординга сильнее всего влияет на первое впечатление человека о компании. Когда ты пришел на работу, а тебе забыли поставить стол и стул, то быстро понимаешь, как в организации заботятся о сотрудниках.
Чек-лист по разработке онлайн-системы адаптации:
- Проверьте, что нужная информация доступна из любой точки мира с любого устройства. Если вы дадите доступ к нужным материалам только из закрытого контура и только с компьютера - это будет малоэффективный в современных реалиях инструмент.
- Убедитесь, что у системы понятный интерфейс. Неудобно спроектированное решение может оттолкнуть новичка от использования этого и других цифровых сервисов компании.
- Сделайте адаптацию легкой. Старт новой деятельности — сам по себе стрессовый период, поэтому не перегружайте сотрудника. Добавьте в систему только ту информацию, которая действительно необходима в первые дни и месяцы работы.
- Вовлекайте человека в процесс: например, предложите приветственную корпоративную валюту валюту или выдайте бейдж за прохождение первого месяца испытательного срока.
- Запрашивайте обратную связь. После каждого этапа просите сотрудника ответить: что было полезно, чего не хватило, что стоит улучшить в вашей программе? Мы рекомендуем делать это и во время процесса адаптации, и через 2-3 месяца после его окончания. Так вы получите обратную связь еще и после “переваривания” всей пройденной информации, и применения ее в разных “боевых” ситуациях.
- Использую цифровые сервисы и чат-боты сохраните возможность обратиться к живому человеку. Не забывайте, что адаптация прежде всего про людей. В нашей жизни все больше роботов и ботов, и многие устали от обезличенного взаимодействия. Поэтому наличие сотрудника (HR, ментор, бадди, руководитель), к которому можно обратиться в любой ситуации, сейчас, наверное, еще важнее, чем когда онбординг проходил в офисе.
Автоматизируйте процессы, но держите в голове, что в онлайн важно встраивать живое общение. Рукопожатие в наше время — отдельная роскошь. Какие именно процессы оставить в оффлайне, решать вам. Главное, руководствоваться задачами вашей компании, ее корпоративной культурой и здравым смыслом.